Quy tắc đầu tiên và quan trọng nhất mà bất kỳ nhà bán lẻ nào cần ghi nhớ khi kinh doanh là “Đảm bảo đủ lượng hàng chất lượng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giữ chân họ thành công”. Điều này nghe thì có vẻ dễ nhưng không hề đơn giản chút nào, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho lớn.
“Hoa mắt chóng mặt” khi quản lý hàng tồn kho thủ công
Hiện nay, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức quản lý hàng tồn kho thủ công thường xuyên hoặc định kỳ. Đối với hình thức này, doanh nghiệp sẽ thuê nhân viên quản lý kho và thủ kho để kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp. Những việc nhân viên kho cần thực hiện khi quản lý hàng tồn thủ công thường là:
- Thực hiện các thủ tục nhập, xuất hàng tồn kho của doanh nghiệp.
- Ghi phiếu nhập và xuất kho.
- Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ yêu cầu về nhập, xuất, giao hàng hoặc lưu chuyển hàng hóa theo quy định.
- Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu, sau đó đối chiếu với số lượng hàng tồn xuất nhập hàng ngày.
- Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ theo thời gian tháng, quý.
- Thực hiện các thủ tục đặt hàng hoặc mua hàng.
Quản lý thủ công gây ra không ít khó khăn, bất cập trong việc quản lý và kiểm soát hàng tồn cho doanh nghiệp và nhân viên kho. Chưa kể đến sức người có hạn, dù cẩn trọng đến mức nào đi chăng nữa thì việc quản lý cũng có thể gây ra những sai sót hoặc nhầm lẫn nào đó. Doanh nghiệp bạn có đang gặp phải một số khó khăn khi quản lý hàng thủ công như:
Tìm kiếm hàng hóa
Khi cần kiểm tra số lượng sản phẩm mình cần trong kho còn hay hết, nếu còn thì số lượng là bao nhiêu, nhân viên bán hàng phải mất rất nhiều thời gian để kiểm tra sổ sách hoặc file excel lưu trữ thông tin. Ngoài ra, việc quản lý thủ công khiến nhân viên rất khó xác định chính xác vị trí sản phẩm cần tìm trong kho khi khách hàng có nhu cầu mua hàng.
Kiểm tra hàng hóa
Kiểm tra hàng hóa chắc hẳn là nỗi ám ảnh của tất cả nhân viên kho đối với hình thức quản lý thủ công. Số lượng hàng hóa thì rất nhiều, có thể lên tới hàng trăm hoặc nghìn chủng loại mặt hàng, khiến việc kiểm soát tốn nhiều thời gian, rủi ro xảy ra sai sót rất lớn. Một số trường hợp khác khi không cập nhật hạn sử dụng của hàng hóa liên tục, các mặt hàng bị hỏng, hết thời gian sử dụng mà nhân viên kho vẫn không hề nắm bắt được.
Đảm bảo định mức tồn kho
Nhân viên kho không thể quản lý chính xác số lượng hàng hóa trong kho do không có phương pháp quản lý theo định mức. Doanh nghiệp không thể nắm được số lượng hàng tồn cao nhất và thấp nhất trong kho. Điều này ảnh hưởng đến kết quả phân tích sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho và kế hoạch thanh toán hàng tồn kho theo thời gian thực.
Kiểm soát hoạt động của nhân viên kho
Ngay từ khâu giao việc cho nhân viên kho, nhà quản lý cần tương tác với họ thông qua việc gặp mặt trực tiếp hoặc qua gmail, điện thoại. Sau đó là đến việc kiểm tra tiến độ công việc và chất lượng của từng nhân viên, chủ doanh nghiệp cần đến trực tiếp kho để kiểm tra, mất rất nhiều thời gian.
Đối với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho lớn, việc quản lý hàng tồn khoa học trở thành thách thức lớn, gây tốn nhiều chi phí và nhân lực. Vì vậy, tìm kiếm giải pháp công nghệ quản lý kho đúng đắn nhằm tiết kiệm được thời gian và công sức là nhu cầu của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Tối ưu hoạt động quản lý hàng tồn với Magento 2
Magento 2 là nền tảng triển khai giải pháp thương mại điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nền tảng này cung cấp cho doanh nghiệp nhiều công cụ và tính năng để quản lý hàng tồn kho thông minh. Ngoài ra, bạn dễ dàng có thể phát triển nhà kho thành nhiều mạng lưới phân phối và dễ dàng quản lý với Magento 2 thông qua một số tính năng cài đặt bổ sung.
Đi sâu tìm hiểu chi tiết hơn về các tính năng cụ thể trong hệ thống quản lý hàng tồn của Magento 2, tính năng Managing Sources, Managing Stocks, Managing Inventory và Managing Orders & Shipments… giúp doanh nghiệp quản lý và điều phối hàng tồn kho.
Tính năng Managing Sources
Hiểu 1 cách đơn giản, Sources là bất kỳ địa điểm quản lý hàng tồn kho nào doanh nghiệp đang sở hữu. Managing Sources có thể quản lý hàng tồn tại nhà kho, cửa hàng, trung tâm phân phối hàng hóa… Đối với doanh nghiệp kinh doanh chuỗi cửa hàng hoặc quản lý hàng hóa trên nhiều kho bãi, tính năng Multi Source giúp doanh nghiệp quản lý đồng bộ hàng tồn ở các chuỗi cửa hàng, kho hàng khác nhau.
Managing Stocks
Stocks ở đây chính là các kho hàng ảo được hệ thống thiết lập nhằm cung ứng sản phẩm cho các kênh bán khác nhau của doanh nghiệp. Mỗi stocks sẽ được kết nối với nhiều kênh bán hoặc sources quản lý kho hàng khác nhau. Tùy thuộc vào sự thiết lập của bạn, mỗi stock có thể sẽ cung ứng hàng hóa cho nhiều kênh bán hoặc sources khác nhau. Thông qua stocks, bạn có thể linh hoạt tùy chỉnh, lựa chọn các sources phù hợp nhất để lấy hàng và giao cho khách hàng với công cụ Source Selection Algorithm.
Managing Inventory Quantities
Tính năng quản lý chi tiết số lượng hàng tồn của Magento 2, Managing Inventory Quantities sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được chính xác số lượng hàng tồn theo thời gian thực. Khi nhập các sản phẩm mới vào hệ thống, chúng sẽ được gán cho Source mặc định. Hệ thống Magento sẽ cập nhật các sources, số lượng sản phẩm và định mức cho mỗi sản phẩm hoặc tất cả sản phẩm.
Khi nhập các sources và số lượng cụ thể đối với các sản phẩm, bạn có thể nắm được chi tiết tổng số lượng hàng tồn tại Product Grid.
Managing Orders & Shipments
Magento cũng hỗ trợ bạn quản lý chi tiết số lượng hàng tồn thông qua quá trình đặt hàng và giao hàng. Bất kể những thay đổi về đơn hàng, hủy đơn… số lượng sản phẩm doanh nghiệp cung ứng sẽ được cập nhật tự động. Khi khách hàng hoàn thành đơn hàng hoặc nhân viên bán hàng nhập liệu, hệ thống sẽ kiểm kê số lượng hàng tồn để in hóa đơn và tiến hành giao hàng.
Ngoài ra, tính năng này còn hỗ trợ doanh nghiệp điều phối sản phẩm từ các kho khác nhau để việc giao hàng được trở nên thuận tiện hơn, được đề xuất bởi SSA (Source Selection Algorithm).
Thay vì tiêu tốn thời gian và chi phí thuê nhân công, việc ứng dụng công nghệ sẽ giúp bạn tối ưu quản lý hàng tồn cho doanh nghiệp. Giải pháp web ecommerce của Magento 2 của Ecommage giúp doanh nghiệp quản lý biến động hàng tồn chi tiết theo thời gian thực, đồng thời mang lại trải nghiệm tối ưu cho khách hàng qua một số tính năng:
- Quản lý hàng tồn tại cửa hàng, kho hàng của doanh nghiệp tự động theo thời gian thực.
- Quản lý hàng tồn trên nhiều kho, cửa hàng đồng bộ, điều phối hàng hóa giữa các kho hàng.
- Cho phép thiết lập giá hoặc chương trình ưu đãi (nếu có) cho từng nhóm khách hàng khác nhau.
- Thông báo đến chủ doanh nghiệp khi sắp hết hàng trong kho để có kế hoạch nhập hàng phù hợp.
- Tính năng pre-order đối với các sản phẩm sắp ra mắt của doanh nghiệp.
- Gợi ý cửa hàng đang có sẵn mặt hàng gần nhất với vị trí của khách hàng.
Để tích hợp tính năng quản lý hàng tồn thông minh của nền tảng Magento 2, liên hệ hotline của Ecommage (0866 857 589 – 076 242 6065) để được tư vấn rõ hơn.
Comment